Universelle Druckertreiber – Gratis ist nicht immer gratis: Die realen Kosten des Enterprise Druckens

Mit gekaufter Software wird Organisationen versprochen, die Leistungsfähigkeit zu erhöhen sowie Zeit und Kosten zu sparen. In vielen Organisationen ist das IT Personal viel beschäftigt, das Budget begrenzt und die Aufgabenliste lang. Aus diesem Grund ist die Desktop Virtualisierung und zentrale Applikations-Bereitstellung so beliebt. Wenn jetzt Organisationen eine Lösung wie Citrix XenApp/XenDesktop, VMWare Horizon und Windows Server kaufen, wird zu den mitgelieferten universellen Druckertreibern gegriffen. Warum auch nicht? Diese integrierten UPD Druckerlösungen sind auf den ersten Blick gratis und reduzieren die Anschaffungskosten. Aber minimieren sie wirklich die Druckkosten über eine längere Laufzeit?

  1. Gesamtbetriebskosten

    Die integrierten UPD Drucklösungen sind in ihrer Funktionalität eingeschränkt. Für einige kleine, einfache Druckumgebungen ist das auch ausreichend. Aber für größere Organisationen oder Unternehmen mit komplexeren Druckinfrastrukturen (mit verschiedenen Druckerherstellern, BYOD Initiativen und mobilen Anwendern mit flexiblen Arbeitszeiten, die auch von zu Hause drucken wollen) ist mit zusätzlichen Kosten bei der Implementierung, Beratung, andauernden Wartung und dem Support zu rechnen. Die wahren Kosten sind nicht nur die Kosten für die Lizenzen, sondern die des ganzen Betriebes und können teurer werden als eine umfassende Lösung.

    Der Vergleich der manuellen mit der automatischen Druckerzuordnung zeigt die grundlegende Funktionalität von UPD bzw. wie viel Zeit das IT Personal in die Konfiguration und Aufrechterhaltung in integrierte Lösungen investieren muss. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Administratoren Drucker den Anwendern zuweisen. Ein Weg ist, ein Logon-Skript zu erstellen und dieses per Active Directory zuzuweisen oder in den Gruppenrichtlinien zu konfigurieren, was in einer Menge von Skripting und Zuweisungen endet. Die andere Möglichkeit ist, zu jedem Computer zu gehen und die Drucker über die Systemsteuerung hinzuzufügen, was in großen Unternehmen nicht wirklich praktikabel ist. Mit einem Tool wie UniPrint PrintPAL hingegen können Drucker mit einfachen Klicks zugeordnet und somit wertvolle administrative Zeit gespart werden.

  2. Zeit und Kosten, um ein Problem zu lösen

    Wie viel Zeit investiert der Support, wenn Probleme auftreten? Geht tatsächlich sofort jemand ans Telefon, wenn Sie Ihren Softwarehersteller oder lokalen Help-Desk anrufen, oder müssen Sie eine Nachricht hinterlassen und 24 Stunden warten, bis das Support Personal zurückruft? Wie viel Zeit und Produktivität verlieren Sie, wenn Sie nicht Drucken können und auf den Rückruf des Supports warten? Kennt der Support wirklich die Problemlösung? Der Support hat schließlich auch viele andere Aufgaben und kann somit das Thema Drucken nicht so unterstützen, wie es notwendig wäre. Und das Lösen von Problemen ist nicht der Hauptgeschäftsbereich der Softwarehersteller. Aus diesem Grund ist es nicht einfach, sofort kompetenten Support bei Druckerproblemen zu bekommen. Die wahren Kosten eines Drucker-Ausfalls sind also variabel und in jedem Unternehmen unterschiedlich. Das ist auch davon abhängig, wie wichtig Drucken im Unternehmen ist. Ist es auftragsentscheidend oder nur eine Unannehmlichkeit? Zu den Kosten der Druckausfallzeit zählen der Verlust der Arbeitsproduktivität, die Einnahmen und die Serviceleistungen. Das folgende Beispiel kann helfen, die Kosten bei einem auftragsentscheidenen Druckerausfall zu berechnen:

    Arbeitskosten = (Anzahl der Angestellten) x (durchschnittliche Stundenkosten der Angestellten) x (Ausfallzeit in Stunden)

    Bei 2000 Angestellten à 50€/Stunde mit einer Ausfallzeit von 4 Stunden entstehen Arbeitskosten in Höhe von 400.000€.

    Jetzt könnten Sie argumentieren, dass Angestellte während eines Druckerausfalls nicht nichts tun. Fakt ist aber, dass bei jedem Ausfall für ein paar Minuten Kosten entstehen.

  3. Papierverschwendung und Sicherheitslücken

    Manche UPD Druckerlösungen, wie UniPrint Infinity, bieten an, betriebliche Umweltinitiativen zu unterstützen und Sicherheitsregularien einzuhalten. „Green“ zu werden, ist nicht nur gut für die Umwelt und die Zukunft unserer Kinder, es tut auch der Unternehmenskasse gut. Damit die Reduzierung der CO2-Bilanz umgesetzt werden kann, müssen im Unternehmen Druckrichtlinien festgelegt werden, die den Verbrauch von Papier und Tinten/Toner vorschreiben. Mit UniPrint Infinity kann ein Standard-Profil erstellt werden, das z.B. Duplex-Druck als Lösung hat. Mit der Vorgabe des Duplex-Drucks ist der Anwender gezwungen, jedes Dokument beidseitig zu drucken und die Papierkosten werden um 50% gesenkt.

    Mit ‚Secure Pull Printing‘, wie UniPrint SecurePrint, können die durchschnittlichen 20% Fehldrucke oder nicht abgeholten Dokumente eliminiert werden und damit automatisch die Sicherheit im Unternehmen erhöht werden. Mit ‚Secure Pull Printing‘ sind die Anwender gezwungen, sich am Drucker zu authentifizieren, bevor das Dokument ausgedruckt wird. Dies ändert das Anwenderverhalten und sie drucken bewusster. Die Anwender klicken ‚Drucken‘ auf ihrem Bildschirm, das Dokument wird aber erst gedruckt, wenn sie tatsächlich am Drucker stehen, sich dort authentifizieren und es abholen.

    Sicherheit ist heutzutage für jeden ein Thema, egal ob Ihre Sorge ist, Unternehmensinformationen vertraulich zu behandeln oder Ihr Unternehmen vor Angriffen durch Außenstehende zu schützen, die Ihnen schaden möchten oder im Sinn haben, jegliche Schwachstellen auszunutzen. Gesteigerte Sicherheit ist ein weiteres Feature, welches die mitgelieferten UPD „Geschenke“ nicht leisten. Sie können Ihnen nicht dabei helfen, Ihre Druckumgebung zu sichern, indem sie den Zugriff zu bestimmten Druckern kontrollieren, Druckdaten verschlüsseln oder Informationsverstöße durch ‚Pull Printing‘ minimieren.

Obwohl es verlockend ist „jetzt zu sparen und später zu bezahlen“, lohnt es sich, sich vorher genau über jede Drucklösung zu informieren, sie zu intergrieren und umfassend zu testen, um dann die gesamten Kosten der Lösung zu kalkulieren. In den meisten Fällen entstehen bei diesen „Gratisgeschenken“ auf lange Sicht höhere Kosten.

Den Originalbeitrag finden Sie hier.